Imaginez les scènes suivantes…

• Le dossier d’un patient témoigne qu’il fait l’objet de multiples interventions et est toujours inscrit dans une équipe – 14 mois après son décès. 
• Plusieurs patients apparaissent sur une liste d’attente alors que, dans les faits, ils sont suivis régulièrement.
• D’autres patients sont inscrits dans une équipe, mais ni leur gestionnaire de cas, ni leur médecin ne figurent dans le système d’information.

Ces scénarios pour le moins troublants semblent relever de la fiction; ils sont pourtant bien réels… et sont survenus ici même à l’Institut Douglas. Les erreurs de soins sont au 8e rang des causes de mortalité. « Ce constat fort inquiétant démontre l’urgence de mettre en place des stratégies pour améliorer de façon significative la qualité et la sécurité des soins» indique Jean-Bernard Trudeau, M.D., directeur des Services professionnels et hospitaliers.

L’Institut Douglas a décidé de relever ce défi à bras-le-corps, notamment par l’informatisation du dossier patient.

Le Douglas, pionnier du volet santé mentale du dossier patient électronique.
Le dossier patient électronique (DPE) Oacis, de la société TELUS, solutions en santé, est en voie d’implantation dans plusieurs établissements de santé de Montréal. Plusieurs volets du dossier Oacis s’élaborent simultanément et l’Institut Douglas a une entente de partenariat avec TELUS pour la conception et l’élaboration du volet de santé mentale. Au Douglas, des membres des équipes technique et administrative, et des cliniciens s’affairent depuis 18 mois à mettre au point ce volet en santé mentale qui viendra ensuite se greffer au dossier patient Oacis. « En milieu clinique, il faut aller de l'avant avec l’informatisation du dossier patient — on pourrait même dire qu'il est impératif de le faire, principalement pour la sécurité des patients. Nous sommes convaincus que l’informatisation améliorera de façon significative la qualité et la sécurité des soins en santé mentale et en psychiatrie », déclare Jean-Bernard Trudeau, M.D.

Un dossier patient à jour 24/7/365
En 2012, il ne sera plus possible de considérer un vieux résultat de laboratoire comme le plus récent, simplement parce qu’il est sur le dessus du dossier papier. Au terme des cinq années qui mèneront à l’implantation du DPE, les personnes autorisées auront accès à toute l’information, à jour, du dossier patient, et ce, 24 heures par jour, 7 jours par semaine, 365 jours par année, en tout lieu de l’Institut. « La qualité fondamentale du DPE, c'est qu'il rendra toute l'information importante accessible, en temps réel, aux personnes autorisées. Nous avons 32 pavillons sur le campus du Douglas, et nous pourrons aller chercher l’information nécessaire sur un patient à partir de n’importe quel bâtiment», explique Michel Dalton, directeur, Ressources financières et informationnelles. Il ajoute : «Mieux encore, le DPE permettra l’échange des données entre établissements, avec les permissions requises. En santé mentale, quand un patient se retrouve à l’urgence, il est parfois difficile d’avoir toute l’information sur lui. L’équipe de l’urgence pourrait éventuellement s’appuyer sur des données probantes pour prendre de bonnes décisions. »

À quoi ressemblera le DPE?
Le dossier patient électronique combine l’expertise et le savoir-faire des cliniciens et des informaticiens. « L’outil dont se servira le personnel clinique sera simple et convivial, deux qualités essentielles pour raccourcir le temps d’apprentissage et favoriser les soins au patient », explique Kathleen Madden, analyste et chef du projet DPE. Elle ajoute : « A terme, le DPE offrira un réel bénéfice aux cliniciens : les personnes réfractaires à l’ordinateur et au clavier constateront à quel point il sera facile de consigner des informations au dossier du patient. En quelques clics de souris, le personnel pourra saisir une consultation en choisissant parmi des valeurs par défaut, produire une ordonnance, etc. »

Quelques avantages du DPE
Avec son interface conviviale, le DPE améliorera l’efficacité du personnel clinique qui pourra : 

• Accéder rapidement aux données sur le patient
• Augmenter la rapidité d’analyse
• Dégager des tendances (métaboliques, etc.)
• Connaître les médicaments prescrits
• Etre informé des interactions médicamenteuses, etc.

« Des études ont clairement montré une amélioration de la qualité médicale, même chez les cliniciens chevronnés, grâce aux outils informatiques et aux aides à la décision », indique Jean-Bernard Trudeau. Il ajoute : « Les patients tireront également profit du DPE, car il réduira le risque d’erreurs et les listes d’attente. Ultimement, toutes ces améliorations pourraient augmenter l’espérance de vie de nos patients. En bout de ligne, tout le monde sera gagnant, car nous augmenterons la productivité sociale. »

Enfin, le DPE n’aura pas que des avantages pour les cliniciens et les patients. D’un point de vue administratif, le DPE permettra une meilleure utilisation des ressources humaines et matérielles du Douglas, car il : 

• Éliminera l’existence de plusieurs dossiers pour un même patient, à des endroits différents
• Réduira la lourdeur des tâches administratives, du classement à l’archivage.

Les maîtres-d’œuvre du DPE
Une équipe multidisciplinaire travaille d’arrache-pied depuis bientôt 18 mois à la mise sur pied du DPE au Douglas. A ce stade, l’équipe comporte déjà une quinzaine de professionnels (et cela ira en augmentant) de la DACTCE, du service des archives médicales, du programme des psychoses, de l’Info-Centre, du service informatique ainsi que des conseillers de tous les secteurs de l’hôpital.